如何像阿里工程师一样高效办公?
    2018-05-14    祁越

 

上周,阿里巴巴总市值达到3565亿美元,再次超越腾讯,成为亚洲市值最高的公司。在阿里庞大的经济体量背后,究竟是何种智能、高效的信息化系统支撑着它不断前进?阿里人究竟是如何办公的?

 

在6月10日召开的云栖大会·上海峰会上,阿里巴巴信息平台总监祁越,为大家揭开了阿里的智能化办公之路。 

 

以下是演讲全文:

 

大家好,我叫祁越,是阿里巴巴信息平台-IT负责人。今天很荣幸跟大家分享阿里的智能化办公场景。

 

 

阿里巴巴信息化实践

 

 

阿里的办公信息化始于2013年,阿里巴巴信息平台事业部推出了“阿里内外”——以企业主站的形式为员工提供最基本的搜人、寻找站点入口等服务,这是信息化的第一步。

 

紧接着随着公司快速成长,我们意识到,如果所处的网络不安全、没有数据沉淀,那一切所做的信息化工作都是徒劳无功的。所以在2014年4月,信息平台启动了NAC(网络准入)和MDM(设备管理)并进行了落地。

 

之后,我们又遇到了新的挑战。当时阿里入职的每位新员工都会配备1台1000多元的固定电话,而这个固定电话90%的时间是不用的,所以我们启动了“软电话”项目,员工只要拿着电脑或者手机,就可以随时随地免费打电话了。

 

2015年随着越来越多的技术同学加入阿里,公司给员工配备了Mac笔记本,但是没有投屏的接口,信息平台研发了“无线投屏”,无论Mac/Windows笔记本还是手机,都可以随时随地把桌面投到电视上。

 

2015年之前,很多员工会上网下载免费软件,下载后却发现软件里自带一堆的流氓软件,且无法卸载。所以我们做了“软件管家”,员工可以在上面获取工作所需的各种软件。通过软件管家把所有的办公软件实行规范化管理,软件申请实现自动化审批,并可以随时随地在后台看到每天的软件使用量、申请量、剩余库存等等,实时进行管理。

 

2014~2015年期间,阿里园区的发展速度非常快,仅杭州地区一年就有六七个园区项目在进行,且每个园区都是千人以上的规模。面临的问题就是当时阿里用的是商用Wi-Fi,每一个新园区都需要布置控制器,再配一个网工,因为除了网工,没有人能让Wi-Fi工作,基本一个园区要花费几个人做一个月,而上线以后网工还要做各种用户支持。

 

于是我们的研发团队用了1年多时间,做自研Wi-Fi。一开始心里是打鼓的,因为要把业界非常成熟的Wi-Fi产品替代成自己5-10人团队开发出来的产品,研发同学们心里还是没底的。然而就在当时一个非常关键的时刻,园区的某个商用Wi-Fi的控制器突然挂了(那个关键时刻可能就是双十一接近零点的时候),当时让所有人下定决心,立刻启用了自研Wi-Fi。

 

近两年来,随着阿里的园区、办公点越来越多(包括阿里国际化以后,美国、英国、东南亚、印度等地区),对音视频会议的要求非常高。一开始我们用的是业界TOP3的硬件品牌,但它操作起来比较复杂,遥控器上至少有30多个按键,导致员工开视频会议前,需要先找IT预约指导。为了优化体验,让员工能够随时随地拿着电脑、手机开会,我们又开启了全自研的音视频会议之路。

 

现在,信息平台把之前做的所有基础办公产品进行整合,建立了统一的办公平台——内部叫“阿里郎”。到今年,一个特别重要的里程碑就是,刚才提到的所有产品,都将通过阿里云来服务于我们的外部客户。

 

 

企业信息化建设

 

 

我们的很多产品都围绕着以下几点进行:国际化、生态化(让外部公司、投并购公司也能使用)、稳定性、智慧化(用户只要点一下就能解决各类复杂问题)、移动化(无论是开会还是投屏,都能移动办公)。

 

阿里的智能化办公基本围绕着以下三方面去做:

 

第一,体验。买一个商用产品交给用户,这不是体验;只有当产品能让用户产生惊喜,这才是体验。

第二,成本。产品在成本方面是不是很有竞争力,是不是能让公司的CFO对成本控制、对所研发的产品能为公司省的钱而点赞。

第三安全。

 

云Wi-Fi

 

Wi-Fi是一个硬件,阿里作为一家互联网公司为什么要做硬件?前面提到的阿里在企业信息化之路上遇到的困难和挑战:无论是成本、稳定性还是运维的工作量,都需要一个智能化产品来解决这些问题。但环顾业界并没有合适的商用产品,需要静下心来自己研发。

 

信息平台自研的云Wi-Fi有哪些价值呢?

 

第一,成本。相比原来的商用产品,云Wi-Fi能节约50%以上成本。

第二,便捷。不依赖于网工,只要拿着一个AP,找一个网口插上,员工的网就通了。员工从A办公室漫游到B办公室再到C办公室,全程无缝体验。

 

第三,可用性。所有传统Wi-Fi的架构都有个致命的问题,就是有控制器。只要有控制器就会在整个网络链路上增加故障点,在关键时刻会成为致命的瓶颈。

 

第四,灵活。在互联网时代,有非常多的APP需要跟Wi-Fi进行连接。譬如某企业来了访客,装了某个APP就可以自动连上Wi-Fi。这些在商用场景下很难办到,但今天阿里的Wi-Fi可以轻松实现。

 

第五,智能。今天基于云Wi-Fi,可以作为很多物联网玩法的一个天然网关。如果想分析今天员工的开会情况,在工位的情况,上下班考勤的情况,每个会议室的利用率情况等等,用云Wi-Fi,结合后台的数据分析就可以实现。

 

 

 

Wi-Fi可以很好的体现IT的价值。IT的价值是什么?

 

第一,降低成本。除了给用户带来惊喜的体验,一定要用更少的人,更低的成本,为企业创造更高的价值。

 

第二,体验提升。当员工、老板,走到公司里的任何一个office,看到同样的ID、热点而不需要输入任何密码的时候,这种体验是非常好的。在从办公室到茶水间到会议室甚至到食堂的过程中,可以始终拿着手机办公。

 

第三,创新。在互联网时代,需要硬件设备来支持很多的玩法和打法,Wi-Fi可以作为一个很好的切入点帮助我们实现LBS室内地图、数据分析、大数据采集和分析等,这些玩法需要大家一起去思考。

 

 

网络准入和设备管理

 

 

其实这两个词听起来还是比较生硬的。为什么要做设备管理?因为在阿里非常在意对网络的轻管控。如果把所有的权限从用户侧收走,把所有的数据锁在保险箱里,网络一定是安全的,但没有任何意义和生产力可言。

 

设备管理,即知道接入的设备是谁,它的主人是谁,以及你做了什么。如果做了不该做的事情,就会有响应机制来解决。今天我们通过“MDM和“NAC”来实现对设备的识别、对人的识别、对动作的识别。环顾业界的商用产品,远远满足不了员工的需求。

 

譬如说,很多产品会在一个设备有风险的时候,一脚把它踢掉,但是在阿里不行,因为有很多同学会做测试,做实验,如果你把它踢掉,业务会受影响。只有把它拉到一个我们认为安全的“VLAN”里去,既不影响公司的其它业务系统,也能继续访问互联网,只有非常开放的系统才能做到。

 

 

网络准入还有一个点就是VPN。VPN是离开办公室之后一个很重要的办公场景。左边是传统的相对安全的VPN方式:令牌加上登录的账户,但有个非常严重的问题,令牌加密码加用户名,基本上没有人能一次输入正确,百分之五六十的用户需要输两次才能成功。在阿里,当你想登陆公司内网的时候,只要在电脑和手机上分别点一下,一共点两次,就连接上VPN了。我们统计了下,这样的接入方式,每个月为阿里节省了五六千个小时。

 

 

云投屏

 

 

这是阿里园区一个很普通的会议室,只有一个电脑、电视、以及一个视频会议摄像头。今天我们已经把无线投屏做成了阿里标配的办公方式,无论员工想把屏幕投到当前会议室的电视机上,还是让异地的同事看到屏幕,都能轻松实现。如果员工要开会,没带电脑,只带了手机,而手机里有要投的PPT,依然可以在手机上点一下自动投屏。

 

有员工觉得投屏码比较麻烦,于是我们增加了声波投屏的方式,只要带着电脑进入会议室,电脑就能自动识别投屏码,员工只需点一下投屏按钮就能把屏幕投到最近的电视上。

 

我们把办公场景下很多需要30s完成的步骤缩减到只需要2s,这就是给用户更好的体验。目前统计了一下,无线投屏每个月可以为阿里巴巴节省至少六千个小时。

 

 

音视频会议

 

 

今天,信息平台支持着阿里的全球化办公,各地办公区的很多诉求是外部的商用产品满足不了的。以遥控器为例,如果开音视频会议需要配备一个上面有30多个按键的遥控器,那估计有百分之五十的用户不会使用它(包括我自己)。但今天在阿里巴巴的任何一个音视频会议室,是见不到遥控器的。

 

说到成本,音视频会议的成本一直很高,我们的产品做到了将成本控制在业界TOP3产品的一半左右,而且比业界的产品更灵活,比如能够支持1000人的会议、电话入会、无缝对接传统的视频会议设备等等。

 

我们还可以看到音视频会议对降低差旅的贡献:随着海外视频会议的使用量持续上升,与之对应的是集团海外差旅在同步下降,这也是这个产品的业务价值。

 

 

 

 

这就是之前提到的“阿里郎”,把内部的多个产品整合到了这里。PC端有网络管理、电话、会议、投屏、电脑管家等,移动端有软令牌,以及其它例如会议日程、对智能设备的感知等IOT的应用。

 

当然,刚刚介绍到的信息平台旗下产品都会通过阿里云来输出给外部客户和企业,让所有企业员工能够和阿里巴巴员工在一个平台上办公。

 

阿里云办公架构

 

 

 

以上是阿里云办公的整体架构图,从统一的企业控制台、终端APP,再到支持各种能力的智能化办公产品(包括沟通、协同、基础设施等),以及底层的IAAS和PAAS服务等,可以让企业能以非常低的成本使用和阿里一样的办公方式。

 

未来已来,谢谢大家!

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